Règlement d’Ordre Intérieur
| 23 Juin 2009
Le TT GRACE est affilié à la F.R.O.T.T.B.F. (Fédération Royale Ouvrière Belge de Tennis de Table) sous le numéro 20.
Il s’est constitué en association sans but lucratif depuis 2009 et a adapté en 2009 ses statuts à la loi du 2 mai 2002.
A cette occasion, il a décidé d’adopter un Règlement d’Ordre Intérieur (ROI) qui sera mis à jour en fonction des besoins.
Dispositions générales
Art. 1 : L’activité fondamentale du TT GRACE est de permettre à ses membres de pratiquer l’activité de tennis de table dans une ambiance de fair-play et de respect mutuel.
Art. 2 : Par leur affiliation au TT GRACE, les membres s’engagent à respecter sans restriction le règlement de la F.R.O.T.T.B.F., les statuts du TT GRACE et le Règlement d’Ordre Intérieur (ROI). Un exemplaire des statuts et du ROI leur seront remis et ils signeront le registre ad hoc pour réception.
Art. 3 : L’association se compose de membres effectifs et de membres adhérents. Les membres effectifs sont ceux qui font partie de l’assemblée générale de l’ASBL et les membres adhérents sont les joueurs inscrits sur la liste de force. Ces derniers ainsi que les membres effectifs qui le souhaitent sont affiliés à la F.R.O.T.T.B.F. après accord du Conseil d’Administration. L’admission des membres adhérents est décidée souverainement par le Conseil d’administration (cf. article 5 des statuts). Pour devenir membre effectif, une demande écrite doit être formulée au Conseil d’Administration et la décision est prise par l’assemblée générale (cf. article 6 des statuts).
L’association peut également accueillir des sympathisants qui viennent s’entraîner occasionnellement pour autant qu’il y ait une table disponible. Ces personnes ne sont pas couvertes par une assurance de l’association et viennent sous leur propre responsabilité.
L’association n’assume aucune responsabilité en dehors du lieu d’entraînement, ni sur le chemin de cet entraînement.
Les joueurs affiliés à la F.R.O.T.T.B.F. bénéficient de l’assurance de cette fédération.
Respect du matériel
Art. 4 : Tous les membres adhérents, membres effectifs ou sympathisants sont tenus de respecter les locaux et le matériel (tables, tables d’arbitrage, séparations, marquoirs et balles) mis à leur disposition (par exemple, ne pas taper sur les murs ou les tables, ne pas écraser les balles). Les joueurs sont responsables des dégâts qu’ils pourraient occasionner. Toute dégradation volontaire pourra faire l’objet d’une sanction décidée par le Conseil d’Administration (réparation du dommage causé, amende, suspension). Le port de chaussures de sport en salle est obligatoire et de préférence avec des semelles blanches.
Convivialité
Art. 5 : Tant à l’entraînement qu’en match, les joueurs veilleront à surveiller leur langage et à ne pas jurer. Ils respecteront l’entraînement des autres et éviteront de parler pendant les matches, de circuler dans l’aire de jeu.
Montage et démontage des tables
Art. 6: Tant en match à domicile qu’à l’entraînement, les joueurs monteront et démonteront les tables et le matériel selon les directives données par le responsable de l’intendance ou un membre du Conseil d’Administration. L’équipe qui joue « à domicile » veillera à disposer les filets, balles et carnet d’arbitrage ainsi que le matériel imposé par la fédération.
Entraînements
Art. 7 : Les tables sont réservées en priorité aux joueurs participant à l’Interclub.
Pendant la saison (de septembre à juin), les heures d’entraînement sont les suivantes (sauf indisponibilité de la salle) :
o Mardi de 19H à 20H : entraînement dirigé. Le Conseil d’Administration juge souverainement qui peut participer à cet entraînement. Les joueurs veilleront à rester à la table pendant toute la durée de cet entraînement afin de profiter au maximum de cet entraînement.
o Mardi de 20H à 23H : entraînement libre
Matchs
Art. 8 : Les matches de championnat (de mi-septembre à fin juin) ont lieu le :
- Vendredi soir ou le samedi ou en semaine pour les vétérans.
Les locaux sont accessibles 1/2h avant l’heure des rencontres prévues au calendrier.
Un calendrier des matches et une liste de forces seront remis à chaque joueur en début de saison.
Le Conseil d’Administration désigne un capitaine d’équipe chargé de veiller à la bonne communication entre les joueurs.
Le Conseil d’Administration désigne également un (des) responsable(s) pour la composition des équipes. Aucun changement à la composition d’une équipe ne pourra se faire sans l’autorisation de ce responsable.
Chaque joueur veillera à compléter la feuille ad hoc relative à ses disponibilités au plus tard le mardi 19H avant le match ou préviendra dans ce même délai le responsable de la composition d’équipe (téléphone ou courriel).
En cas d’empêchement après avoir signalé sa disponibilité, le joueur en informera le plus rapidement possible le responsable de la composition de l’équipe par téléphone ou courriel.
Chaque joueur veillera aussi à respecter l’heure de présence convenue. En cas de match en déplacement, le lieu de départ est le local du club, sauf avis contraire.
Chaque joueur se munira de sa carte d’affiliation, de sa carte d’identité et de la liste de force.
Les joueurs doivent être en tenue au moins 10 minutes avant l’heure officielle du match.
Feuilles de match
Art. 9 : En cas de match à domicile le samedi après-midi, les feuilles resteront à la salle pour autant qu’un match ait lieu à la salle le soir. Dans les autres cas de match à domicile, les feuilles devront être déposées dans la boîte aux lettres du trésorier le samedi soir. Pour les matches en déplacement, la feuille destinée à l’équipe visiteuse sera remise au secrétaire le mardi soir.
Verre du club
Art. 10 : Lors de match à domicile, un verre sera offert à l’équipe adverse en division provinciale, une collation et un verre en divisions fédérale et vétérans.
Fonctionnement du bar
Art. 11 : En principe, tant à l’entraînement qu’en match, l’accès aux frigos et à la caisse est réservé aux membres effectifs ou au CA de l’ASBL. Si aucune personne du CA ou aucun membre effectif n’est présent, un responsable sera désigné et recevra un fonds de caisse. Il veillera à remettre la recette et le fonds de caisse au responsable de l’intendance. Seules les consommations vendues au bar sont autorisées dans
Fermeture de la salle
Art. 12 : Si le responsable de l’intendance n’est pas présent, les clés de la salle doivent être déposées dans la boîte aux lettres du trésorier le samedi soir.
Equipement
Art. 13 : Le port de l’équipement officiel (short, maillot, training) du club est obligatoire pour les joueurs qui l’ont reçu et est réservé aux matches.
A chaque début de saison, si possible, le Conseil d’Administration proposera un fournisseur de matériel (raquettes et caoutchouc) donnant des ristournes dans le cadre d’une commande groupée.
En cas de désaffiliation au club, l’équipement en bon état pourra être restitué au club contre 10€.
Classements individuels
Art. 14 : Lors de l’assemblée générale annuelle ou d’une réunion spécifique à laquelle seront conviés tous les joueurs, les classements établis par la fédération seront examinés afin d’introduire d’éventuelles réclamations. L’assemblée générale ou le Conseil d’Administration en cas d’urgence décidera souverainement du fondement de ces réclamations en fonction de l’intérêt général du club.
Toutefois, afin d’être examinée par la fédération, chaque demande de modification doit impérativement être signée par le secrétaire et le joueur concerné.
Inscription aux tournois de la fédération
Art 15 : Le Conseil d’Administration peut décider de rembourser partiellement ou totalement les inscriptions à ces tournois pour autant que le joueur y participe. En cas de non-participation, aucune intervention ne sera octroyée.
Financement des activités – cotisations
Art. 16 : Les seules rentrées du club viennent du bar, des cotisations, et du subside communal. Les dépenses du club sont constituées par l’affiliation à la fédération, les assurances, le matériel (tables, filets, balles), le remboursement des frais de téléphone et de déplacement, l’activité et les récompenses de fin de saison, les prix offerts lors des critériums.
Chaque joueur est sensé participer à l’organisation des critériums et des activités organisées par le club.
Par ailleurs, une cotisation annuelle pourra être décidée par l’assemblée générale, conformément aux statuts. Par mois de retard de paiement, la cotisation sera augmentée de 3€.
Conformément aux statuts, le membre adhérent sera réputé démissionnaire dans le mois du rappel des cotisations impayées.
Responsabilités et compétences au sein du Conseil d’Administration
Art. 17 : Les compétences au sein du Conseil d’Administration sont réparties de la façon suivante :
- Le Président, André : assure la présidence aux assemblées générales et aux réunions du Conseil d’Administration. Il est autorisé à correspondre avec la F.R.O.T.T.B.F.
- Le vice – Président, Rudy, remplace le Président quand celui-ci n’est pas disponible.
- Le Secrétaire, Ronny, a dans ses attributions tous les travaux administratifs, convocations, correspondances, communications diverses et est délégué par le club vis-à-vis de la F.R.O.T.T.B.F. Il vérifiera la formation et la composition des équipes conformément aux règlements de
- Il vérifiera et transmettra les feuilles de match et communiquera les résultats des matches le samedi soir ou le dimanche avant 12h par courriel, ou téléphone ou téléfax.
- Le Trésorier : perçoit les cotisations et est chargé de l’établissement des budgets et de la tenue des comptes de l’association. Il veillera à conserver les pièces justificatives et clôturera les comptes pour l’assemblée générale de fin de saison et pour fin décembre de chaque année. Il approvisionne le bar et en supervise l’exploitation. Il convient avec le secrétaire des achats de matériel à effectuer dans le cadre du budget décidé par l’assemblée générale de l’exercice comptable.
- Les Responsables de l’intendance et de la salle, Jean-Marie, Alain, André, Ronny : s’occupent du matériel, de l’ouverture et la fermeture de la salle, de l’approvisionnement du bar et de la caisse du bar.
- La secrétaire – adjointe, Céline, assiste le secrétaire, en particulier gère le site internet et la newsletter.
Le trésorier peut effectuer seul tout retrait, paiement ou transfert de maximum 250€. Au-delà de ce montant, l’accord écrit et signé d’un second administrateur est requis et conservé avec les pièces comptables.
Transferts
Art. 18 :.Tout joueur demandant son transfert à l’issue d’une saison sportive est tenu d’être en règle vis-à-vis de la trésorerie du club (cotisation, compte bar, inscription tournoi, remise de l’équipement…).
Assemblée générale ordinaire annuelle.
Art. 19 : Tous les membres effectifs et adhérents en règle de cotisation peuvent y assister.
L’ordre du jour sera envoyé par courrier ordinaire ou courriel.
Exclusion ou suspension d’un membre adhérent
Art. 20 : Le Conseil d’Administration peut exclure ou suspendre un membre adhérent lorsque celui-ci n’a pas l’esprit club, lorsqu’il ne participe pas à une rencontre interclub sans s’être désisté, lorsqu’il s’est rendu coupable d’une infraction aux Statuts ou au Règlement d’Ordre Intérieur ou encore lorsqu’il a adopté un comportement qui nuirait à l’association en raison de son atteinte aux lois de l’honneur et de la bienséance.
Cette exclusion ou suspension peut être prononcée par le Conseil d'Administration à la majorité des 2/3 des voix des administrateurs présents et pour autant que les 2/3 au moins des administrateurs soient présents.
Le membre adhérent dont la suspension ou l’exclusion est envisagée sera entendu par le Conseil d'Administration avant que celui-ci ne statue. Durant la période de suspension prononcée à titre temporaire par le Conseil d'Administration, les droits du membre adhérent sont suspendus.
La sanction d'exclusion prise à l'égard d'un membre adhérent lui est communiquée oralement et notifiée par lettre ordinaire.
La sanction est dûment motivée.
Lutte contre le dopage et sécurité des sportifs
Art. 21 : en attente des textes
Interdiction de fumer
Art.22 : Tant à la salle que dans les locaux d’appoint, il est interdit de fumer.
Intervention financière
Art.23 : Les frais exposés par les administrateurs pour l’ASBL ainsi que les frais de déplacement du capitaine de l’équipe leur seront remboursés après accord du Conseil d’Administration.
Disposition finale
Art. 24 : Tous les cas non prévus dans le présent règlement sont tranchés par le Conseil d’Administration qui en décidera lors de sa plus prochaine réunion.
Pour le Conseil d’Administration,
Le Président Le Secrétaire Le Trésorier
A. Lechanteur R. Vannes A Palmieri
